Eidsiva Bredbånd vil være best i klassen på personvern. Med hjelp fra Septer AS har de gått systematisk til verks for å forsikre seg om at alle ledd i virksomheten overholder personvernforordningen.   

«Vi er store og vi har et særskilt ansvar i å sette standarden høyt – vi må være best i klassen på dette». Det sier Monica Indahl, IT- konsulent og personvernombud iEidsiva Bredbånd. Eidsiva Bredbånd opplevde at de var tidlig ute med å ta tak i arbeidet for godt personvern i bedriften. Selv om personvern har vært et lov festet ansvar for norske bedrifter i flere år, gir det nye regelverket fra 2018 flere plikter enn tidligere, og et betydelig ansvar når det kommer til behandling av personopplysninger.

Skulle man bryte loven er det ikke bare renommeet virksomheten setter på spill, det kan også få betydelige økonomiske konsekvenser. Indahl påpeker at et godt personvern også er et samfunnsansvar. «Det å sitte på så mye informasjon om så mange mennesker krever åpenbart mye av oss, strenge rutiner og klare retningslinjer for hvordan vi forholder oss til dette er helt nødvendig». I dag holder Eidsiva Bredbånd gratis personvern kurs for sine leverandører og eksterne partnere der de ser at det er nødvendig. For de som jobber i Eidsiva Bredbånd har Monica laget et GDPR spill og en konkurranse for å gjøre det litt mer moro å lære mer om personvern og GDPR. Et tema det viste seg at mange visste lite om. Med slike tiltak har de vært med på å heve kunnskapsnivået i bedriften og hos sine samarbeidspartnere. Alle som forvalter personopplysninger i Eidsiva Bredbånd i dag skal forstå hva det ansvaret innebærer, og det stilles høye krav til at samarbeidspartnere har sine rutiner på plass. Men det har vært en vei å gå frem til der de er i dag.  

Julie Dessen, som har vært en av ressursene fra Septer hos Eidsiva Bredbånd, forteller at de mest komplekse problemstillingene oppstår i de tilfellene hvor loven ikke følger med i den digitale utviklingen og at det er i disse tilfellene det blir ekstra viktig med gode juridiske vurderinger. «Det er derfor vi også synes det er så spennende å bistå en bedrift som Eidsiva Bredbånd», sier Julie, «de har en høy teknisk kompleksitet og behandler svært store mengder personopplysninger, så her gjelder det å være ryddig». Dessen forteller at utover de fundamentale tiltak som personforordringen krever, er det dimensjoner ved personopplysningsloven som er mer kompleks og ofte fordrer spesiell kompetanse. Det kan være forhold som har forgreninger til e-komrammeverk, innebærer særskilte sikkerhet skrav eller krever samspill med politi og kripos.     

I tillegg til å benytte seg av juridisk bistand fra Septer har Eidsiva Bredbånd vært en av de første til å ta i bruk Varn. Varn er et digitalt verktøy som forenkler arbeidet med å etterleve lovverket i personvernforordningen. Monica Indahl i Eidsiva Bredbånd synes Varn har gjort det enklere å følge opp de pliktene som følger av regelverket, og som personvernombud å få med hele virksomheten i dette arbeidet. «Det gjør oss mindre sårbare, hvis jeg skulle være så uheldig å bli overkjørt av trikken», ler Indahl. Varn bidrar til ansvarsfordeling slik at personvernombudet ikke blir sittende alene, og alt personvern arbeidet fra ulike deler av organisasjonen blir dokumentert her. «Jeg får til og med hjelp av Septers jurister direkte i systemet, så her er veien til juridisk ekspertise kort», sier Indahl.  

Selv om vi har gjort et grundig arbeid og vi har fått mye på plass, blir man aldri ferdig med å sikre godt personvern i bedriften, sier Monica. «Der vi er nå handler det om å opprettholde de gode rutinene, men nye avtaler må uansett gjennomgås med hensyn til GDPR, og behandlingsaktiviteter og avvik må registres». Monica presiserer at dette er et kontinuerlig arbeid, som både personvernombudet, men også nøkkelpersoner i organisasjonen hele tiden må være seg bevisst.  

Artikkelforfatter Julie Dessen
Medforfatter og fotografi Benedicte Kjernsmo

Julie er utdannet jurist ved Universitetet i Oslo, og har spesialisert seg innen arbeidsrett og personvern.